چگونه بازخوردِ درست، می‌تواند به بهبود عملکرد کارکنان کمک کند؟

توانایی دریافت و ارسال بازخورد مهارت مهمی است که وقتی به طور موثر انجام شود، می تواند تغییرات مثبتی ایجاد کند. با این حال ارسال و دریافت بازخورد اغلب یکی از چیزهایی است که ما بیشتر در محیط کار از آن می ترسیم. بنابراین، راهی وجود دارد که اطمینان حاصل کند که مکالمات بازخوردی سازنده و مثبت است، نه چیزی که باید اجتناب کرد.

در این زمینه کن کریوس، مدیر آموزش و توسعه سازمانی در SEEK، استفاده از مدل “وضعیت – رفتار – تاثیر “(SBI) را پیشنهاد می دهد.
روش SBI یک ساختار ساده برای ارائه بازخورد ارائه می دهد که پیام شما را متمرکز و سازنده نگه می دارد و احتمال ارسال و دریافت صحیح آن را افزایش می دهد.

وضعیت (Situation)
اولین گام برای ارائه بازخورد این است که، به طور واضح موقعیتی را که به آن اشاره می کنید، مشخص کنید.
مثلا: “در جلسه هفته گذشته با مشتری ما پیتر …”

رفتار (Behaviour)
گام بعدی، توصیف رفتارهای خاصی است که می خواهید به آن ارجاع بدهید. بسیار مهم است که فقط رفتارهایی را که به طور مستقیم مشاهده کرده اید، بیان کنید نه پیش بینی و یا تصور ذهنی در مورد این رفتارها.اطمینان حاصل کنید که روی رفتارها تمرکز کنید، نه خود شخص .
مثلا: “در طول جلسه هفته گذشته با مشتری ما پیتر، متوجه شدم که شما سه بار با او صحبت کرده اید، و زمانی که او سعی کرد صحبت کند، شما ظاهرا به او بی اعتنا بودید.”

تأثیر (Impact)
آخرین مرحله این است که توضیح دهید که چگونه اقدام فردبر کسب و کار تاثیر گذاشته است. سعی کنید فرد را قانع کنید که در پایان دریافت بازخورد می تواند بر روی بازخورد داده شده اقدام کند و اشتباه و یا رفتار خود را اصلاح سازد. مثلا: “در طول نشست هفته گذشته با پیتر، متوجه شدم که شما سه بار به او صحبت کردید، و زمانی که او سعی کرد صحبت کند، شما ظاهرا به او بی اعتنا بودید. من فکر می کنم این تاثیر منفی بر روابط ما با مشتری داشت و وی با احساس اینکه اصلا حرفش شنیده نشده است از جلسه خارج شد. من از این موضوع ناراحتم چرا که فکر میکنم این فرصت تجاری و همکاری را از دست دادیم

در اینجا چند نکته مفید برای مکالمات بازخوردی را شرح می‌دهیم:

1- هنگام ارسال بازخورد
بازخورد باید به موقع باشد تا فردی که این بازخورد را دریافت می کند، بتواند به راحتی این وضعیت را به یاد بیاورد.
لحظه مناسب را انتخاب کنید، سعی کنید زمانی را انتخاب کنید که هر دو طرف از لحاظ ذهنی آماده هستند.
هنگام ارائه بازخورد کاملا آماده باشید و سعی کنید که افکار و احساساتتان را مدیریت کنید.
سعی کنید در مورد رفتاری که در مورد آن بازخورد می‌دهید، اطلاعات خاصی به طرف مقابل بدهید تا احساس کند که نظرات شما هدفمند است.
در مورد کارهایی که فرد درست انجام داده هم نظرات مثبتی ارائه دهید.

2- هنگام دریافت بازخورد
خوب گوش کنید و ذهن خود را باز نگه دارید.
بازخورد را به عنوان فرصتی برای رشد و یادگیری در نظر بگیرید.
حتی اگر با نظر طرف مقابل موافق نیستید، این موضوع را با او در‌میان بگذارید.
اگر مطمئن نیستید که چگونه بازخوردی را که دریافت می کنید تفسیر کنید، از شخص بخواهید تا با استفاده از مدل SBI موضوع را برای شما روشن کند.

منبع : سایت Seek